Con la llegada de la pandemia, muchas personas empezaron a trabajar desde casa. Crearon sus espacios de trabajo en sus departamentos nuevos, viviendas, etc. Sin embargo, hemos ido volviendo a la normalidad y las empresas empezaron a realizar sus actividades de forma presencial como antes, volviendo a sus instalaciones y oficinas.
Uno de los aspectos más importantes para tener un buen ambiente laboral es que los trabajadores se sientan cómodos y tengan el espacio ideal para realizar sus actividades. Pero, distribuir el espacio en la oficina no es una tarea tan sencilla.
Es necesario asegurarse de que todos tengan espacio suficiente para sus objetos personales, además de tener en cuenta los hábitos de trabajo y las preferencias del personal. Sin olvidar que también hay que considerar la opinión de los empleados sobre quién debería ocupar el escritorio que está a su lado.
Por suerte, hay algunas pautas que puedes seguir para facilitar este proceso. ¿Quieres saber cuáles son? En el siguiente artículo, te mostramos cómo lograr una buena distribución de mesas en la oficina.
Consejos para distribuir los escritorios en la oficina
1. Utiliza un software de reserva de escritorios
La reserva de mesas se está convirtiendo en un proceso normal y necesario en muchos lugares de trabajo y organizaciones. Este proceso se ha vuelto cada vez más importante con el aumento del hot-desking, el trabajo a distancia y el retorno de las personas al trabajo con algunas restricciones tras la COVID-19.
Existen aplicaciones y programas que permiten a las organizaciones y empresas gestionar la reserva de escritorios de forma eficiente. En el pasado, por ejemplo, los trabajadores hacían un sorteo para determinar qué mesa les correspondía, lo cual solía ser una práctica poco equitativa.
Con el aumento del trabajo a distancia y el hot-desking, esta situación ha cambiado. Con este tipo de programas, puedes ver con rapidez quién está utilizando cada mesa y cuándo. Esto puede ayudar a evitar cualquier conflicto y facilitar el proceso de distribución de escritorios para todos.
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2. Toma en cuenta la estructura de la oficina
Algunas oficinas tienen una distribución abierta, mientras que otras son más tradicionales y cada trabajador tiene su propio escritorio. Si tienes un espacio abierto, puede ser difícil asignar mesas específicas al personal. Además, tienes que tener en cuenta el número de personas que van a trabajar en la oficina.
Si hay muchas trabajando en un espacio pequeño, es posible que no puedas dar a cada uno su propio escritorio. En estos casos, puedes utilizar un programa o aplicación que permita a los usuarios reservar una mesa durante un tiempo determinado.
De este modo, todos tendrán la oportunidad de trabajar en diversas partes de la oficina. Sin embargo, si tienes una estancia de trabajo tradicional, será más fácil asignar escritorios específicos a cada persona.
3. Considera las necesidades de espacio de cada trabajador
Todos necesitamos cierto espacio personal para sentirnos cómodos y productivos. Por ejemplo, si a alguien le gusta tener un lugar amplio para sí mismo, es posible que no quiera que le asignen un escritorio al lado de alguien a quien le gusta estar muy cerca de sus compañeros de trabajo.
Además, a las personas les gusta tener sus objetos personales al alcance de la mano y también necesitan un poco de espacio para sentirse cómodos. Si tienes muchos trabajadores, intenta dejar a todos al menos 60 centímetros libres para que puedan realizar sus labores sin problemas.
Asimismo, deberás tener en cuenta el espacio que necesita cada persona para sus herramientas. Por ejemplo, si alguien suele trabajar con muchos archivos y documentos en físico, necesitará un lugar más amplio que alguien que no lo haga.
4. Piensa en los hábitos de trabajo de cada persona
A algunas personas les gusta trabajar en completo silencio, mientras que otras necesitan un poco de ruido en el ambiente. A la hora de asignar los escritorios, hay que considerar los hábitos de trabajo de cada persona.
Asimismo, deberás tener en cuenta la frecuencia con la se mueven. Algunas necesitan movilizarse mucho durante el día, mientras que otras prefieren quedarse en el mismo sitio. A algunos les gusta hacer pequeñas pausas cada cierto tiempo, mientras que otros pueden trabajar durante horas sin descanso.
Por lo tanto, es importante conocer los hábitos de trabajo de cada empleado antes de asignar los escritorios. Esto ayudará a evitar cualquier conflicto y a que todos se sientan más cómodos en su entorno laboral.
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5. Considera las preferencias de organización de los trabajadores
Algunos disfrutan de tener todos sus materiales sobre su escritorio, y otros prefieren guardarlos en un armario o en un cajón. A ciertos trabajadores les gusta mantener sus escritorios limpios y organizados, mientras que otros son más desordenados.
De la misma forma, algunos preferirían que su escritorio esté frente a una ventana, mientras que otros les gustaría que esté en una esquina. Por ello, será importante que tengas en cuenta las preferencias de organización de cada uno de tus empleados a la hora de realizar la distribución de los escritos en la oficina.
Hasta aquí hemos visto 5 factores que debes considerar para distribuir las mesas en la oficina. Como ves, llevar a cabo esta acción no es una tarea complicada. Con los consejos adecuados, lograrás realizar una buena distribución de los escritorios para que tus trabajadores se sientan cómodos y felices. ¡Esperamos que esta información te haya sido de mucha utilidad!
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